Hoewel het gebruik van het papieren archief steeds minder wordt, kan het in veel gevallen toch makkelijk zijn uw documenten ook als hardcopy te bewaren. Dan is het natuurlijk ook prettig om alles eenvoudig terug te kunnen vinden. Verschillende documenten vragen om verschillende archiveringssystemen. Onderstaand geven wij u tips voor het efficiënt opbergen én terugvinden van uw documenten.
Bewaartermijnen documenten
Voor sommige documenten geldt een bewaarplicht. Onderstaand treft u hiervan een overzicht met de wettelijke bewaartermijn.
Medische gegevens:
- Patiëntendossier: minimaal 15 jaar
- Algemene gegevens: minimaal 10 jaar (patiënt mag wel om vernietiging vragen)
Fiscale documenten:
- Identificatiebewijs: minimaal 5 jaar
- Administratie en grootboek: minimaal 5 jaar
- Facturen die voor de omzetbelasting van belang zijn: minimaal 7 jaar
Personeelsgegevens:
- Correspondentie rondom benoemingen, promotie, ontslag, demotie: minimaal 2 jaar
- Loonbelastingverklaringen en kopieën identiteitsbewijzen: minimaal 5 jaar
- Sollicitatiebrieven, getuigschriften etc: maximaal 4 weken (met toestemming van sollicitant maximaal 1 jaar)
- Arbeidsovereenkomsten of wijzigingen: maximaal 2 jaar na uitdiensttreding
- Gegevens herkomst en etniciteit: minimaal 4 jaar
- Identiteitspapieren van derden met tewerkstellingsvergunning: minimaal 5 jaar
- Afspraken salaris en arbeidsvoorwaarden: minimaal 7 jaar
- Loonbeslagen: tot het loonbeslag is opgeheven
- Burgerlijke staat werknemer: minimaal 7 jaar
- Verslagen functioneringsgesprekken: maximaal 2 jaar na uitdiensttreding
- Documenten Wet Verbetering Poortwachter: maximaal 2 jaar na uitdiensttreding
Documenten vervoer:
- Werkboekjes register: minimaal 1 jaar
- Persoonlijk controleboekje: minimaal 1 jaar
- Registratiebladen: minimaal 1 jaar
Overige documenten:
- Administratie subsidies: minimaal 10 jaar
- Gegevens onroerend goed (bedrijfsmatig): minimaal 10 jaar
- Administratie na ontbinding rechtspersoon: minimaal 7 jaar
- Dividendnota’s: minimaal 5 jaar
- Jaarrekening en accountantsverklaring: minimaal 7 jaar
- Winst- en verliesrekeningen: minimaal 7 jaar
- Ledenadministratie van coöperatie met aansprakelijkheid leden: minimaal 10 jaar
Archiveringssystemen
Afhankelijk van het soort documenten, kunt u gebruik maken van verschillende archiefmethoden. Onderstaand treft u een overzicht.
Alfabetisch archiveren
Hierbij sorteert u de documenten op alfabetische volgorde op bedrijfs- of persoonsnaam. Hierbij is het wel van belang duidelijke afspraken te maken over de wijze van archiveren bij namen zoals “autobedrijf Janssen” (archiveert men het onder de A van autobedrijf of de J van Janssen?)
Voor- en nadelen van alfabetisch archiveren van documenten:
+ Documenten zijn eenvoudig terug te vinden
+ Dit archiveersysteem is voor iedereen makkelijk te begrijpen
+ Overzichtelijk
- Er moeten duidelijke afspraken worden gemaakt over namen die op meerdere wijze gearchiveerd kunnen worden
Archiveren met behulp van codes
Soms kan het duidelijker zijn om codes aan te houden voor het archiveren van documenten. Hierbij wijst u een code toe aan iedere klant.
Voor- en nadelen documenten archiveren met behulp van codes:
+ Duidelijke structuur
- Er moet een goede backup zijn van het document met daarin alle codes
Op datum archiveren
Hierbij worden de document op datum gesorteerd. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan het archiveren op geboortedatum van patiënten bij een arts of de datum van binnenkomst van een document.
Voor- en nadelen van het op datum archiveren van documenten:
+ per map kunnen er meerdere documenten worden opgeborgen
+ duidelijk overzicht per jaar of maand
- Geen goed overzicht per mapje, omdat er meerdere soorten documenten in kunnen zitten.
- Indien u de datum niet weet kunt u documenten niet goed terugvinden
Archiveren op adres
Deze manier van archiveren wordt vaak gebruikt bij huisartsenposten.
Voor- en nadelen archiveren op adres:
+ Makkelijk om documenten terug te vinden bij veel voorkomende achternamen
- Indien het adres niet bekend is, kun je de documenten niet archiveren of terugvinden
Meest populaire archiefmaterialen
Het meest gebruikte archiefmateriaal voor documenten is natuurlijk de ordner. U kunt met verschillende kleuren ordners werken, of gewoon gebruik maken van de standaard gewolkte ordners. En is het tijd om uw documenten voor langere tijd te archiveren? Voorzie uw documenten dan van een bundelbeugel en berg ze op in een archiefdoos. Op deze manier bespaart u veel ruimte en blijven uw documenten goed bewaard.
Een van de meest gebruikte archiefsystemen is een hangmaprek of een kast met (verticale) hangmappen. Maar wist u dat er ook hangmappenkoffers en verrijdbare systemen zijn? Met een hangmappenboy heeft u altijd uw hangmappen bij de hand.
Hoewel het sinds de komst van de computer nog maar zelden gebruikt wordt, was een kaartsysteem of kaartenbak vroeger een zeer populaire manier aan archiveren. Vooral in bibliotheken werd hier veel gebruik van gemaakt. Maakt u nog gebruik van dit systeem? Uiteraard kunt u in de webshop terug voor uw kaartenbak of systeemkaarten.
